Rechtliches

Datenschutzerklärung

Stand: 10. November 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO:

Thiel, Thomas und Gerhold, Frank GbR
Mariendorfer Str. 7, 34127 Kassel
E-Mail: kontakt@syslia.de
Tel: +49 163 8907380

2. Grundsätze der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur soweit dies zur Bereitstellung unserer Dienste notwendig ist. Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten und nutzen sie nicht für Werbezwecke Dritter.

3. Daten, die wir verarbeiten

3.1 Kontodaten (bei Registrierung)

Bei der Registrierung speichern wir:

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

3.2 Aufstellungs-Boards (Inhaltsdaten)

Wir speichern keine Inhalte Ihrer Aufstellungen. Figuren, Namen, Positionen und das Brett liegen ausschließlich auf Ihrem Gerät – im Browser-Speicher (IndexedDB) oder in Dateien, die Sie selbst speichern (verschlüsselt und standardmäßig an Ihr Konto gebunden). Weder in unserer Datenbank noch in einem Cloud-Speicher gibt es eine Kopie; wir haben keinen Zugriff auf Ihre Aufstellungsinhalte. Einzige Ausnahme ist die optionale Live-Session: Solange sie läuft, wird der Inhalt verschlüsselt über Supabase Realtime (Weiterleitung, EU) an die Teilnehmenden übertragen und dabei nicht gespeichert; gespeichert werden nur Sitzungsdaten (Kennung, Host, Laufzeit). Das erleichtert die datenschutzkonforme Arbeit, gerade bei sensiblen Inhalten wie Klientennamen.

Gemeinsame Dateien ab Plan Max (optional). Mit dem Plan Max können Sie beim Speichern ein eigenes Passwort vergeben und die Datei für Kolleginnen und Kollegen freigeben, etwa in einer Praxis oder einem Institut. Eine so gespeicherte Datei ist ausschließlich mit diesem Passwort verschlüsselt (AES-256-GCM, Schlüsselableitung mit 600.000 Runden) und enthält weder Ihr Konto noch Ihre Anmeldekennung; jedes Konto mit Plan Max, das das Passwort kennt, kann sie öffnen. Das Passwort verlässt Ihr Gerät nicht: Wir kennen es nicht, können es nicht zurücksetzen und können die Datei nicht öffnen. Die Beschränkung auf den Plan Max prüft die App; den Inhalt schützt allein das Passwort. Geben Sie das Passwort nur persönlich weiter, nicht zusammen mit der Datei. Enthält die Datei Angaben über Dritte, etwa Klientennamen, sind Sie selbst dafür verantwortlich, dass die Weitergabe an Kolleginnen und Kollegen zulässig ist (zum Beispiel Verschwiegenheit, Einwilligung). Ohne diese Freigabe bleibt jede Datei – auch mit dem Plan Max – an Ihr Konto gebunden.

3.3 Technische Protokolldaten

Beim Zugriff auf unsere Website erfasst der Hosting-Anbieter Cloudflare automatisch: IP-Adresse, Datum/Uhrzeit, aufgerufene URL, Browsertyp, Betriebssystem, Referrer. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

3.4 Theme- und Spracheinstellung

Die Wahl zwischen Hell- und Dunkel-Modus sowie die bevorzugte Sprache werden im localStorage Ihres Browsers gespeichert (Schlüssel: syslia-theme, systembrett-settings). Diese Daten verbleiben lokal auf Ihrem Gerät. Das gilt für die Website. Die App gleicht ihre Einstellungen zusätzlich mit Ihrem Konto ab, wenn Sie angemeldet sind und eingewilligt haben (Abschnitt 3.14).

3.5 Chat-Assistent (Landingpage)

Der Chat-Assistent unten rechts beantwortet Fragen ohne Anmeldung und ohne Gesprächsverlauf auf unserer Seite zu speichern. Damit auch Anschlussfragen verstanden werden, sendet Ihr Browser bei jeder Nachricht die letzten Beiträge dieses Gesprächs mit; sie liegen nur im Arbeitsspeicher der Seite (nicht in Cookies oder lokalem Speicher) und verschwinden beim Schließen oder Neuladen. Ihre Nachricht samt diesem Verlauf wird zur Beantwortung an MiniMax übermittelt (siehe Abschnitt 4). Zum Schutz vor Missbrauch wird pro Nachricht eine Sicherheitsprüfung (Cloudflare Turnstile) durchgeführt und die Anzahl der Nachrichten je Besucher kurzzeitig gezählt — dafür wird Ihre IP-Adresse mit einem geheimen Zusatzwert unumkehrbar verschlüsselt (gehasht) und nach wenigen Stunden automatisch gelöscht; ein Rückschluss auf die tatsächliche IP-Adresse ist damit nicht möglich. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Missbrauchsprävention).

Kann eine Frage nicht sicher beantwortet werden, können Sie freiwillig eine E-Mail-Adresse hinterlassen, damit sich unser Team bei Ihnen meldet. Wenn Sie Ihre Frage an unser Team weiterleiten, speichern wir dazu auch den bisherigen Chatverlauf bei Ihrer Anfrage, damit das Team den Zusammenhang kennt; das geschieht ausschließlich auf Ihre Auslösung hin und wird vorher angezeigt. Diese Angaben werden ausschließlich zur Beantwortung Ihrer Anfrage verwendet. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Qualitätssicherung. Um die Antworten des Assistenten zu prüfen und unsere Wissensbasis zu verbessern, können wir – nur solange wir diese Prüfung ausdrücklich eingeschaltet haben – Ihre Frage zusammen mit der Antwort des Assistenten für höchstens 14 Tage (Voreinstellung: 7 Tage) speichern. Gespeichert wird nur dieser einzelne Austausch mit Sprache und Zeitpunkt, nicht Ihre IP-Adresse, kein Konto und kein Gesprächsverlauf; E-Mail-Adressen, Telefonnummern, IBAN-Nummern und Links in Ihrem Text werden vor dem Speichern unkenntlich gemacht. Einsehen können dies nur berechtigte Personen unseres Teams im Verwaltungsbereich; dort kann ein Eintrag zum Verstehen mit einem KI-Dienst ins Deutsche übersetzt werden (siehe Abschnitt 4). Nach Ablauf der Frist werden die Einträge automatisch gelöscht (die nächtliche Datensicherung enthält sie noch bis zu 90 Tage, Abschnitt 6). Bitte schreiben Sie keine Namen oder persönlichen Angaben in den Chat. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Qualitätssicherung); Sie können dieser Verarbeitung widersprechen, indem Sie den Assistenten ausschalten (siehe unten) oder uns schreiben (Art. 21 DSGVO).

Fragen, auf die der Assistent keine sichere Antwort hatte, sammeln wir zur Verbesserung der Wissensbasis anonym (ohne IP-Adresse, ohne Bezug zu Ihrer Person), solange sie dafür gebraucht werden. Außerdem können neue Fragen als Benachrichtigung per E-Mail an unser Team gehen; sie enthält den Text der Frage und die Antwort des Assistenten, aber keine IP-Adresse und keine Kontodaten, und wird von uns gelöscht, sobald sie nicht mehr gebraucht wird.

Sie können den Assistenten ausschalten. Im Chat-Fenster („Assistent ausschalten“) und im Seitenfuß („Chat-Assistent ausschalten“) lässt sich der Assistent auf dieser Website jederzeit abschalten und wieder einschalten. Ausgeschaltet, wird der Chat nicht geladen und es werden keine Fragen übermittelt. Ihre Wahl speichern wir nur lokal in Ihrem Browser (Abschnitt 5).

3.6 Linktausch-Programm (nur bei freiwilliger Teilnahme)

Kunden ab Tarif Standard können sich im Profil freiwillig für das Linktausch-Programm eintragen. Bei Teilnahme veröffentlichen wir den von Ihnen angegebenen Seitennamen und die Website-Adresse öffentlich auf syslia.de/unsere-kunden. Die angegebene Adresse wird automatisiert und regelmäßig (derzeit monatlich) daraufhin geprüft, ob dort weiterhin ein Link zu syslia.de gesetzt ist. Wird kein Rück-Link mehr gefunden, erhalten Sie nach interner Prüfung eine E-Mail und der Eintrag wird entfernt. Die Teilnahme können Sie jederzeit im Profil beenden. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

3.7 Geräteverwaltung (ein aktiver Zugang je Lizenz)

Jede Lizenz erlaubt die gleichzeitige Nutzung auf einem Endgerät (zusätzliche Zugänge per Zusatzlizenz). Um das umzusetzen, speichern wir je angemeldetem Gerät eine zufällig erzeugte Geräte-Kennung (im lokalen Speicher Ihres Browsers), eine grobe Gerätebezeichnung aus Browser und Betriebssystem (z. B. „Chrome · Windows“), die Kennung der Anmeldesitzung sowie die Zeitpunkte der Anmeldung und der letzten Aktivität. Die App meldet sich dazu während der Nutzung etwa einmal pro Minute beim Server. Diese Angaben sehen Sie selbst im Profil unter „Zugänge & Zusatzlizenzen“. Sie werden mit Ihrem Konto gelöscht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung – Einhaltung der Lizenzbedingungen).

3.8 Sprache der Ansprache und Systemmitteilungen

Damit wir Sie in Ihrer Sprache ansprechen können, speichern wir Ihre Spracheinstellung zusammen mit Ihrem Konto: den Sprachcode (z. B. „de“), die Quelle (von Ihnen gewählt, aus einem Formular oder aus der Spracheinstellung Ihres Browsers) und den Zeitpunkt. Die App meldet die Sprache nach der Anmeldung automatisch; eine bewusste Auswahl in der App hat Vorrang. Wir verwenden sie ausschließlich für Service-Mitteilungen zu Ihrem Konto, etwa die Bestätigung einer Freischaltung, eines Kaufs oder einer Verlängerung sowie den Hinweis vor dem Ablauf einer Freischaltung. Diese E-Mails gehen nur an die bestätigte Adresse Ihres Kontos. Als Nachweis speichern wir Wortlaut, Zeitpunkt und Auslöser jeder Mitteilung, solange Ihr Konto besteht; mit der Löschung Ihres Kontos werden sie ebenfalls gelöscht. Es handelt sich nicht um Werbung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Für Werbung (Newsletter, Angebote) gelten allein Ihre ausdrücklichen Einwilligungen.

3.9 Änderungsprotokoll Ihres Kontos

Jede Änderung an Ihrem Tarif, Ihren Figuren-Sets und Ihren Freischaltungen (z. B. Kauf, Verlängerung oder Freischaltung durch unser Team) wird mit Zeitpunkt, betroffener Leistung, Auslöser (Zahlungsanbieter, Server oder Mitglied unseres Teams) und gegebenenfalls Begründung protokolliert, damit wir Ihre Rechte nachweisen und Fehler klären können. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO. Die Protokolleinträge werden mit der Löschung Ihres Kontos gelöscht; gesetzliche Aufbewahrungspflichten für Zahlungsbelege bleiben davon unberührt (sie betreffen den Zahlungsanbieter Paddle).

3.10 Sicherheitsprotokolle (Missbrauchsschutz)

Zum Schutz vor Missbrauch protokollieren wir Anmelde- und Sicherheitsereignisse (Zeitpunkt, Art des Ereignisses, E-Mail-Adresse, IP-Adresse), die Anforderung von Anmeldelinks sowie die Vergabe von Testzeiträumen (E-Mail-Adresse, IP-Adresse, gegebenenfalls die WhatsApp-Nummer in normalisierter Form). So verhindern wir Mehrfach-Tests und das massenhafte Anfordern von Links. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Missbrauchsprävention). Anmelde- und Sicherheitsereignisse löschen wir automatisch nach 90 Tagen, die Anforderungen von Anmeldelinks nach 30 Tagen und die IP-Adresse im Test-Protokoll nach 30 Tagen. E-Mail-Adresse und WhatsApp-Nummer im Test-Protokoll bleiben, solange Ihr Konto besteht (Schutz vor erneutem Test), und werden mit dem Konto gelöscht. Auskunft und Löschung erhalten Sie außerdem auf Anfrage (Abschnitt 7).

3.11 Chat-Assistent in der App

Der Assistent in der App (nur für angemeldete Nutzer) speichert Ihre Nachrichten und seine Antworten zu Ihrem Konto, damit Sie an das Gespräch anknüpfen können. Zur Beantwortung werden Ihre Nachricht und der bisherige Verlauf an den KI-Dienst übermittelt (siehe Abschnitt 4). Leiten Sie eine Frage an unser Team weiter, speichern wir den bisherigen Verlauf bei Ihrer Anfrage. Bitte geben Sie im Chat keine Namen oder Details aus Ihren Aufstellungen ein. Gespräche löschen wir automatisch 180 Tage nach der letzten Nachricht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Qualitätssicherung. Zusätzlich kann – nur bei eingeschalteter Prüfung – der einzelne Austausch aus Frage und Antwort ohne Bezug zu Ihrem Konto und ohne Ihre IP-Adresse für höchstens 14 Tage (Voreinstellung: 7 Tage) in einem Prüfprotokoll gespeichert und danach automatisch gelöscht werden; Einzelheiten, Unkenntlichmachung, Rechtsgrundlage (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und Widerspruch wie in Abschnitt 3.5. Fragen ohne sichere Antwort sammeln wir anonym zur Verbesserung der Wissensbasis; neue Fragen können als Benachrichtigung per E-Mail an unser Team gehen (Abschnitt 3.5).

Der Assistent lässt sich in der App unter Einstellungen → Datenschutz → Assistent ausschalten; ausgeschaltet werden keine Fragen übermittelt.

3.12 Einladungen und Adressbuch

Wenn Sie eine Einladung zu einer Live-Session per E-Mail über SYSLIA versenden, speichern wir Name und E-Mail-Adresse der eingeladenen Person für den Versand und die Zuordnung zur Session. Ein im Einladungsdialog angelegtes Adressbuch wird mit Ihrem Konto gespeichert. Einladungen (Name, E-Mail-Adresse) löschen wir 30 Tage nach dem Versand automatisch; das Adressbuch bleibt, bis Sie Einträge selbst löschen. Bitte laden Sie nur Personen ein, deren Daten Sie dafür weitergeben dürfen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

3.13 Telefonnummern und Werbung per WhatsApp (nur mit Einwilligung)

Im Onboarding und unter Einstellungen → Profil können Sie freiwillig eine WhatsApp-Nummer, eine Mobilnummer und eine Telefonnummer angeben. Ohne weitere Einwilligung verwenden wir diese Nummern nur für Rückfragen zu Ihrem Konto (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); die WhatsApp-Nummer dient zusätzlich, in normalisierter Form, dem Schutz vor Mehrfach-Tests (Abschnitt 3.10, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Nummern werden mit Ihrem Konto gespeichert und mit ihm gelöscht; Sie können sie jederzeit im Profil ändern oder entfernen.

Werbung per WhatsApp (Neuigkeiten und Angebote zu SYSLIA) erhalten Sie nur, wenn Sie dazu ausdrücklich einwilligen: durch Setzen des Hakens „Werbeeinwilligung“, der nie vorangekreuzt ist. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG. Die Einwilligung ist freiwillig und keine Voraussetzung für die Nutzung von SYSLIA. Werbung per SMS oder Anruf gibt es nicht; Anrufe oder SMS erfolgen nur auf Ihre ausdrückliche Anforderung. Werbung per E-Mail erhalten Sie nur mit Ihrer gesonderten Einwilligung (Newsletter, Angebote & Aktionen). Als Dankeschön gewähren wir, wenn zugleich eine WhatsApp-Nummer hinterlegt ist, einmalig 7 zusätzliche Tage Pro-Test (14 statt 7 Tage). Der Bonus wird nur mit Werbeeinwilligung und WhatsApp-Nummer gewährt; den 7-Tage-Test erhalten Sie auch ohne. Wer die Einwilligung später erteilt, bekommt den Bonus nachträglich, solange der Test noch läuft. Nachrichten über WhatsApp laufen über den Dienst von Meta Platforms Ireland Limited, dem dabei Ihre Telefonnummer und Verbindungsdaten bekannt werden.

Als Nachweis (Art. 7 Abs. 1 DSGVO) speichern wir den Zeitpunkt der Einwilligung und die Fassung des angezeigten Einwilligungstexts; Erteilung und Widerruf erscheinen im Änderungsprotokoll (Abschnitt 3.9) und bleiben dort bis zur Löschung des Kontos, damit wir belegen können, dass nach einem Widerruf nicht mehr geworben wird. Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen – unter Einstellungen → Profil (Haken entfernen, speichern) oder per E-Mail an kontakt@syslia.de. Bereits gewährte Bonus-Tage behalten Sie. Mit dem Widerruf löschen wir den gespeicherten Einwilligungs-Zeitpunkt.

3.14 Einstellungen im Konto (App)

Wenn Sie in der App angemeldet sind, fragt SYSLIA vor der ersten Nutzung in einem Datenschutzhinweis, ob wir Ihre App-Einstellungen – zum Beispiel Farbschema, Sprache, Licht, Favoriten und deren Symbol, die Auswahl der Sets in der Schnellleiste sowie Vorgaben für Brett und Figuren – als einen Datensatz zu Ihrem Konto speichern sollen, damit sie auf allen Ihren Geräten gelten. Das geschieht nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Vorgabe: aus). Nicht gespeichert werden Lizenzschlüssel, Speicherorte, Leistungs- und Steuerungseinstellungen sowie Anordnung und Sichtbarkeit der Leisten, und nie Inhalte Ihrer Aufstellungen (Abschnitt 3.2). Ihre Bestätigung des Datenschutzhinweises und Ihre Entscheidung protokollieren wir mit Datum und Fassung des Hinweises (Nachweis nach Art. 7 Abs. 1 DSGVO). Sie können die Einwilligung jederzeit unter Einstellungen → Datenschutz widerrufen; dann löschen wir die gespeicherten Einstellungen. Der Datensatz ist in der App nur für Ihr eigenes Konto abrufbar und wird mit dem Konto gelöscht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung); die Protokollierung dient dem Nachweis der Einwilligung (Art. 7 Abs. 1 DSGVO).

4. Eingesetzte Dienste Dritter

Supabase (Authentifizierung & Datenbank)

Supabase Inc. — EU-Server (AWS eu-west-1). Zweck: Nutzerverwaltung, Authentifizierung, Lizenzverwaltung. AVV abgeschlossen. supabase.com/privacy

Cloudflare Pages (Hosting)

Cloudflare Inc., USA. EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Zweck: Website- und App-Auslieferung. cloudflare.com/privacypolicy/

Cloudflare Turnstile (Missbrauchsschutz Chat & Kontaktformular)

Cloudflare Inc., USA. Prüft im Hintergrund, ob eine Anfrage von einem Menschen stammt, ohne sichtbares Captcha in den meisten Fällen. cloudflare.com/privacypolicy/

MiniMax (KI-Chat-Assistent)

Nanonoble Pte. Ltd. (MiniMax), Singapur. Zweck: Beantwortung Ihrer Chat-Nachrichten auf Basis unserer Wissensbasis. Ihre Nachricht wird zur Verarbeitung übermittelt, aber nicht dauerhaft mit Ihrer Identität verknüpft gespeichert. platform.minimax.io/protocol/privacy-policy

Google Sign-In (OAuth)

Bei Nutzung dieser optionalen Anmeldemethode werden Name und E-Mail übertragen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Paddle (Zahlungsabwicklung)

Paddle.com Market Limited, Irland — Merchant of Record. Bei einem Kauf werden Name, E-Mail und Zahlungsdaten an Paddle übermittelt. Wir erhalten keine Kreditkartendaten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. paddle.com/legal/privacy

Beim Bezahlvorgang werden Ihre Rechnungsdaten sicher an Paddle übermittelt; Kreditkartendaten speichern wir nicht. Wir halten die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der EU sowie das brasilianische Allgemeine Datenschutzgesetz (LGPD, Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais) ein.

E-Mail-Versand

Anmelde- und Service-E-Mails senden wir über unseren eigenen Mailserver (Hetzner Online GmbH, Deutschland). Nur wenn dieser nicht erreichbar ist, nutzen wir als Ausweichweg Resend (Resend, Inc., USA); dabei werden Empfängeradresse und Mailinhalt übermittelt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Datensicherung (Hetzner, Cloudflare R2)

Wir sichern die Datenbank nächtlich zur Wiederherstellung bei Störungen: auf einem Server der Hetzner Online GmbH (Deutschland) und in einem Cloudflare-R2-Speicher (Cloudflare Inc., USA; Region Osteuropa). Die Sicherungen enthalten die Daten der Datenbank (z. B. Konten, Lizenzen, Protokolle), nicht Ihre Aufstellungen. Aufbewahrung 90 Tage; gelöschte Daten können bis dahin noch in den Sicherungen enthalten sein. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Datensicherheit).

Ahrefs Web Analytics (Reichweitenmessung)

Ahrefs Pte. Ltd., Singapur. Zweck: anonyme Statistik zur Nutzung der öffentlichen Website (nicht der App). Siehe Abschnitt 5. ahrefs.com/privacy

Google Tag Manager (nur mit Einwilligung)

Google Ireland Limited, Irland. Zweck: Verwaltung von Mess-Skripten, wird ausschließlich nach Ihrer Einwilligung geladen. Siehe Abschnitt 5. policies.google.com/privacy

5. Cookies, lokale Speicherung und Reichweitenmessung

Wir verwenden keine Werbe- und keine Profiling-Cookies. Technisch notwendige Speicherungen:

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, § 25 Abs. 2 TDDDG.

Reichweitenmessung der Website (nicht in der App)

Auf den öffentlichen Seiten von syslia.de – ausdrücklich nicht in der App, in der Sie mit Ihren Aufstellungen arbeiten – können wir die Nutzung statistisch auswerten, um Inhalte zu verbessern und zu verstehen, wie Besucher uns finden. Dafür kommen zwei Dienste in Betracht. Ob sie aktiv sind und ob sie Ihre Einwilligung voraussetzen, zeigen der Einwilligungs-Banner und der Eintrag „Cookie-Einstellungen“ im Seitenfuß:

Ihre Entscheidung speichern wir lokal in Ihrem Browser. Sie können sie jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ im Seitenfuß widerrufen oder ändern; ein Widerruf wirkt für die Zukunft.

6. Speicherdauer

7. Ihre Rechte (Art. 15–22 DSGVO)

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Zur Ausübung: kontakt@syslia.de oder DSGVO-Anfrage-Formular.

Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde: bfdi.bund.de

8. Datensicherheit

Alle Übertragungen erfolgen ausschließlich über HTTPS (TLS 1.3). Passwörter werden nicht gespeichert (passwortlose Authentifizierung via Magic Link).

9. Minderjährige

Unser Dienst richtet sich an Erwachsene. Wir erheben wissentlich keine Daten von Personen unter 16 Jahren.

10. Änderungen

Wir behalten uns vor, diese Erklärung zu aktualisieren. Die jeweils aktuelle Version ist stets unter syslia.de/datenschutz abrufbar.

Stand: 10. November 2026  ·  Impressum  ·  Haftungsausschluss  ·  DSGVO-Anfrage

1. Controller

Controller within the meaning of the GDPR:

Thiel, Thomas und Gerhold, Frank GbR
Mariendorfer Str. 7, 34127 Kassel, Germany
Email: kontakt@syslia.de
Tel: +49 163 8907380

2. Principles of data processing

We process personal data only to the extent necessary to provide our services. We do not sell personal data or use it for third-party advertising purposes.

3. Data we process

3.1 Account data (on registration)

Upon registration we store:

Legal basis: Art. 6(1)(b) GDPR (performance of contract).

3.2 Constellation boards (content data)

We do not store the content of your constellations. Figures, names, positions and the board exist only on your device – in browser storage (IndexedDB) or in files you save yourself (encrypted and, by default, bound to your account). There is no copy in our database or in any cloud storage; we have no access to your constellation content. The only exception is the optional live session: while it is running, the content is transmitted encrypted to the participants via Supabase Realtime (relay, EU) and is not stored in the process; only session data (ID, host, duration) is stored. This makes privacy-compliant work easier, especially with sensitive content such as client names.

Shared files from the Max plan (optional). With the Max plan you can set your own password when saving and share the file with colleagues, for example in a practice or an institute. A file saved this way is encrypted solely with that password (AES-256-GCM, key derivation with 600,000 rounds) and contains neither your account nor your sign-in ID; any account on the Max plan that knows the password can open it. The password never leaves your device: we do not know it, cannot reset it and cannot open the file. The app checks the restriction to the Max plan; the content is protected by the password alone. Pass the password on in person only, not together with the file. If the file contains information about third parties, such as client names, you are yourself responsible for ensuring that passing it on to colleagues is permitted (for example confidentiality, consent). Without this sharing, every file – even on the Max plan – remains bound to your account.

3.3 Technical log data

When you access our website, the hosting provider Cloudflare automatically records: IP address, date/time, requested URL, browser type, operating system, referrer. Legal basis: Art. 6(1)(f) GDPR.

3.4 Theme and language preferences

Your choice of light/dark mode and preferred language is stored in your browser's localStorage (keys: syslia-theme, systembrett-settings). This data remains locally on your device. This applies to the website. The app additionally synchronizes its settings with your account while you are signed in and have consented (section 3.14).

3.5 Chat assistant (landing page)

The chat assistant in the bottom-right corner answers questions without requiring sign-in and without storing a conversation history on our side. So that follow-up questions are understood, your browser sends the most recent messages of this conversation with each message; they are kept only in the page's memory (not in cookies or local storage) and disappear when you close or reload the page. Your message together with this history is transmitted to MiniMax for the purpose of answering it (see section 4). To prevent abuse, each message undergoes a security check (Cloudflare Turnstile) and the number of messages per visitor is counted for a short time — for this, your IP address is irreversibly encrypted (hashed) with a secret additional value and automatically deleted after a few hours; it cannot be traced back to your actual IP address. Legal basis: Art. 6(1)(f) GDPR (abuse prevention).

If a question cannot be answered with confidence, you may voluntarily leave an email address so our team can get back to you. If you forward your question to our team, we also store the chat history so far with your request so the team knows the context; this only happens when you trigger it and is shown to you beforehand. This information is used exclusively to respond to your request. Legal basis: Art. 6(1)(b) GDPR.

Quality assurance. To check the assistant’s answers and improve our knowledge base, we may – only while we have expressly switched this check on – store your question together with the assistant’s answer for no more than 14 days (default: 7 days). Only this single exchange is stored, with its language and time – not your IP address, no account and no conversation history; e-mail addresses, phone numbers, IBANs and links in your text are made unrecognisable before storing. Only authorised members of our team can view these entries in the administration area; there, an entry can be translated into German with an AI service so that it can be understood (see section 4). After the period has expired the entries are deleted automatically (the nightly backup still contains them for up to 90 days, section 6). Please do not write names or personal details into the chat. Legal basis: Art. 6(1)(f) GDPR (legitimate interest in quality assurance); you can object to this processing by turning the assistant off (see below) or by writing to us (Art. 21 GDPR).

Questions the assistant could not answer reliably are collected anonymously (without IP address, without any link to you) to improve the knowledge base, for as long as they are needed for that purpose. In addition, new questions may be sent to our team as an e-mail notification; it contains the text of the question and the assistant's answer, but no IP address and no account data, and we delete it once it is no longer needed.

You can turn the assistant off. In the chat window (“Turn assistant off”) and in the page footer (“Turn chat assistant off”) you can turn the assistant off and on again at any time on this website. While it is off, the chat is not loaded and no questions are transmitted. We store your choice only locally in your browser (section 5).

3.6 Backlink exchange program (voluntary participation only)

Customers on the Standard plan or higher may voluntarily join the backlink exchange program in their profile. If you participate, we publish the site name and website address you provide on syslia.de/unsere-kunden. The address you provide is checked automatically and regularly (currently monthly) to confirm it still links back to syslia.de. If no backlink is found any more, you receive an email after internal review and the listing is removed. You may leave the program at any time in your profile. Legal basis: Art. 6(1)(a) GDPR (consent).

3.7 Device management (one active access per licence)

Each licence allows use on one device at a time (further concurrent access via additional licences). To implement this, we store for each signed-in device a randomly generated device identifier (in your browser’s local storage), a rough device label from browser and operating system (e.g. “Chrome · Windows”), the identifier of the sign-in session and the times of sign-in and last activity. While in use, the app contacts the server about once per minute for this purpose. You can see this information yourself in your profile under “Access & additional licences”. It is deleted together with your account. Legal basis: Art. 6(1)(b) GDPR (performance of contract – compliance with the licence terms).

3.8 Language of address and system notifications

So that we can address you in your language, we store your language setting together with your account: the language code (e.g. “en”), the source (chosen by you, taken from a form, or from your browser language setting) and the time. The app reports the language automatically after sign-in; a deliberate choice in the app takes precedence. We use it exclusively for service notifications about your account, such as the confirmation of an activation, a purchase or an extension, and the reminder before an activation expires. These emails go only to the confirmed address of your account. As proof, we store the wording, time and trigger of each notification for as long as your account exists; they are deleted together with your account. This is not advertising. Legal basis: Art. 6(1)(b) GDPR (performance of the contract). For advertising (newsletter, offers) only your explicit consents apply.

3.9 Change log of your account

Every change to your plan, your figure sets and your activations (e.g. purchase, extension or activation by our team) is logged with the time, the service concerned, the trigger (payment provider, server or a member of our team) and, where applicable, the reason, so that we can prove your rights and clarify errors. Legal basis: Art. 6(1)(b) and (f) GDPR. The log entries are deleted when your account is deleted; statutory retention obligations for payment records remain unaffected (they concern the payment provider Paddle).

3.10 Security logs (abuse protection)

To protect against abuse, we log sign-in and security events (time, type of event, email address, IP address), requests for sign-in links and the granting of trial periods (email address, IP address, where applicable the WhatsApp number in normalised form). This allows us to prevent repeated trials and mass requests for links. Legal basis: Art. 6(1)(f) GDPR (abuse prevention). We automatically delete sign-in and security events after 90 days, requests for sign-in links after 30 days, and the IP address in the trial log after 30 days. The email address and WhatsApp number in the trial log remain as long as your account exists (protection against repeated trials) and are deleted with the account. You can also obtain information and erasure on request (section 7).

3.11 Chat assistant in the app

The assistant in the app (signed-in users only) stores your messages and its answers with your account so that you can pick up the conversation. To answer, your message and the conversation so far are transmitted to the AI service (see section 4). If you forward a question to our team, we store the conversation so far with your request. Please do not enter names or details from your constellations in the chat. We automatically delete conversations 180 days after the last message. Legal basis: Art. 6(1)(b) GDPR.

Quality assurance. In addition, only while the check is switched on, the single exchange of question and answer may be stored in a review log – without any link to your account and without your IP address – for no more than 14 days (default: 7 days) and then deleted automatically; details, masking, legal basis (Art. 6(1)(f) GDPR) and your right to object as in section 3.5. Questions without a reliable answer are collected anonymously to improve the knowledge base; new questions may be sent to our team as an e-mail notification (section 3.5).

The assistant can be turned off in the app under Settings → Privacy → Assistant; while it is off, no questions are transmitted.

3.12 Invitations and address book

If you send an invitation to a live session by email via SYSLIA, we store the invited person’s name and email address for delivery and for assigning them to the session. An address book created in the invitation dialog is stored with your account. We automatically delete invitations (name, email address) 30 days after sending; the address book remains until you delete entries yourself. Please only invite people whose data you are allowed to pass on for this purpose. Legal basis: Art. 6(1)(b) GDPR.

3.13 Phone numbers and advertising by WhatsApp (with consent only)

In onboarding and under Settings → Profile you may voluntarily provide a WhatsApp number, a mobile number and a phone number. Without further consent we use these numbers only for questions about your account (legal basis: Art. 6(1)(b) GDPR); the WhatsApp number is additionally used, in normalised form, to protect against repeat trials (section 3.10, Art. 6(1)(f) GDPR). The numbers are stored with your account and deleted with it; you can change or remove them at any time in your profile.

Advertising by WhatsApp (news and offers about SYSLIA) is sent only if you expressly consent by ticking the box “Marketing consent”, which is never pre-ticked. Legal basis: Art. 6(1)(a) GDPR in conjunction with Section 7(2) no. 2 UWG (German Unfair Competition Act). Consent is voluntary and not a condition for using SYSLIA. Advertising by SMS or phone does not take place; we call or text you only if you expressly ask us to. Advertising by email is sent only with your separate consent (newsletter, offers & promotions). As a thank-you, if a WhatsApp number is also on file, we grant a one-time 7 additional days of Pro trial (14 instead of 7 days). The bonus is granted only with marketing consent and a WhatsApp number; you receive the 7-day trial without it. Whoever gives consent later receives the bonus retroactively as long as the trial is still running. Messages via WhatsApp are delivered through the service of Meta Platforms Ireland Limited, which thereby learns your phone number and connection data.

As proof (Art. 7(1) GDPR) we store the time of consent and the version of the consent text shown; granting and withdrawal appear in the change log (section 3.9) and remain there until your account is deleted, so that we can show that no advertising is sent after a withdrawal. You may withdraw consent at any time with effect for the future – under Settings → Profile (untick the box, save) or by email to kontakt@syslia.de. Bonus days already granted are kept. On withdrawal we delete the stored consent time.

3.14 Settings in your account (app)

When you are signed in to the app, SYSLIA asks in a privacy notice before first use whether we may store your app settings – for example color scheme, language, lighting, favorites and their symbol, the choice of sets in the quick bar, and the defaults for board and figures – as a single record linked to your account, so that they apply on all your devices. This happens only with your express consent (default: off). Not stored are license keys, storage locations, performance and control settings, and the arrangement and visibility of the bars, and never the contents of your constellations (section 3.2). We log your confirmation of the privacy notice and your decision with the date and version of the notice (evidence under Art. 7(1) GDPR). You can withdraw your consent at any time under Settings → Privacy; we then delete the stored settings. In the app the record can only be retrieved by your own account and is deleted with the account. Legal basis: Art. 6(1)(a) GDPR (consent); the logging serves as proof of consent (Art. 7(1) GDPR).

4. Third-party services

Supabase (Authentication & Database)

Supabase Inc. — EU servers (AWS eu-west-1). Purpose: user management, authentication, licence management. DPA concluded. supabase.com/privacy

Cloudflare Pages (Hosting)

Cloudflare Inc., USA. Certified under EU-US Data Privacy Framework. Purpose: website and app delivery. cloudflare.com/privacypolicy/

Cloudflare Turnstile (abuse protection for chat & contact form)

Cloudflare Inc., USA. Checks in the background whether a request comes from a human, without a visible captcha in most cases. cloudflare.com/privacypolicy/

MiniMax (AI chat assistant)

Nanonoble Pte. Ltd. (MiniMax), Singapore. Purpose: answering your chat messages based on our knowledge base. Your message is transmitted for processing but is not permanently linked to your identity. platform.minimax.io/protocol/privacy-policy

Google Sign-In (OAuth)

When using this optional sign-in method, your name and email are transferred. Legal basis: Art. 6(1)(b) GDPR.

Paddle (Payment processing)

Paddle.com Market Limited, Ireland — Merchant of Record. On purchase, name, email and payment data are transmitted to Paddle. We do not receive credit card data. Legal basis: Art. 6(1)(b) GDPR. paddle.com/legal/privacy

During checkout, your billing data is transmitted securely to Paddle; we do not store credit card data. We comply with the EU General Data Protection Regulation (GDPR) and the Brazilian General Data Protection Law (LGPD, Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais).

Email delivery

We send sign-in and service emails through our own mail server (Hetzner Online GmbH, Germany). Only if it is unreachable do we use Resend as a fallback (Resend, Inc., USA); the recipient address and the email content are transmitted in that case. Legal basis: Art. 6(1)(b) GDPR.

Backups (Hetzner, Cloudflare R2)

We back up the database every night so that it can be restored after a failure: on a server of Hetzner Online GmbH (Germany) and in Cloudflare R2 storage (Cloudflare Inc., USA; Eastern Europe region). The backups contain the database data (e.g. accounts, licences, logs), not your constellations. They are kept for 90 days; deleted data may still be contained in the backups until then. Legal basis: Art. 6(1)(f) GDPR (data security).

Ahrefs Web Analytics (audience measurement)

Ahrefs Pte. Ltd., Singapore. Purpose: anonymous statistics on the use of the public website (not the app). See section 5. ahrefs.com/privacy

Google Tag Manager (only with consent)

Google Ireland Limited, Ireland. Purpose: management of measurement scripts, loaded only after your consent. See section 5. policies.google.com/privacy

5. Cookies, local storage and audience measurement

We use no advertising or profiling cookies. Technically necessary storage:

Legal basis: Art. 6(1)(f) GDPR, § 25(2) TDDDG.

Audience measurement of the website (not in the app)

On the public pages of syslia.de – expressly not in the app, where you work with your constellations – we may evaluate usage statistically in order to improve content and understand how visitors find us. Two services may be used. Whether they are active and whether they require your consent is shown by the consent banner and by the “Cookie settings” entry in the page footer:

We store your choice locally in your browser. You can withdraw or change it at any time via “Cookie settings” in the page footer; a withdrawal applies for the future.

6. Retention periods

7. Your rights (Art. 15–22 GDPR)

You have the right of access, rectification, erasure, restriction, data portability and objection. To exercise your rights: kontakt@syslia.de or our GDPR request form.

You also have the right to lodge a complaint with a supervisory authority: bfdi.bund.de

8. Data security

All transmissions are exclusively via HTTPS (TLS 1.3). Passwords are not stored (passwordless authentication via Magic Link).

9. Minors

Our service is intended for adults. We do not knowingly collect data from persons under 16 years of age.

10. Changes

We reserve the right to update this policy. The current version is always available at syslia.de/datenschutz.

Updated: 10 November 2026  ·  Imprint  ·  Disclaimer  ·  GDPR Request